Quais documentos o síndico precisa manter atualizados por obrigação legal?

No exercício da função de síndico profissional, é fundamental manter uma série de documentos atualizados para cumprir com as obrigações legais. Dentre os principais documentos que o síndico precisa manter em dia estão:

Registro de Incorporação

O Registro de Incorporação é um documento fundamental para qualquer condomínio, pois é a partir dele que o empreendimento é legalmente reconhecido. O síndico deve garantir que o Registro de Incorporação esteja sempre atualizado e em conformidade com a legislação vigente.

Convenção e Regimento Interno

A Convenção e o Regimento Interno são documentos que estabelecem as regras e normas do condomínio. O síndico deve zelar pela atualização desses documentos, garantindo que estejam de acordo com as necessidades e realidades do condomínio.

Documentação Contábil

A documentação contábil do condomínio, como balancetes, demonstrativos de despesas e receitas, deve ser mantida atualizada pelo síndico. Esses documentos são essenciais para a transparência na gestão financeira do condomínio.

Seguro do Condomínio

O seguro do condomínio é obrigatório por lei e o síndico deve garantir que a apólice esteja sempre em dia. Além disso, é importante manter os documentos relacionados ao seguro em local de fácil acesso e consulta.

Documentação Trabalhista

O síndico também deve manter em dia a documentação trabalhista do condomínio, como contratos de trabalho, folha de pagamento e recolhimento de encargos sociais. Esses documentos são essenciais para evitar problemas legais com funcionários.

Atas de Assembleias

As atas de assembleias são documentos que registram as decisões tomadas pelos condôminos em reuniões. O síndico deve garantir que as atas estejam atualizadas e devidamente arquivadas, pois são fundamentais para comprovar a legalidade das deliberações.

Documentação de Manutenção

Os documentos relacionados à manutenção do condomínio, como contratos de prestadores de serviços, laudos técnicos e garantias de equipamentos, devem ser mantidos atualizados pelo síndico. Essa documentação é importante para garantir a segurança e o bom funcionamento das instalações.

Licenças e Alvarás

O síndico deve se certificar de que o condomínio possui todas as licenças e alvarás necessários para o seu funcionamento, como o AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) e o alvará de funcionamento. Esses documentos são essenciais para garantir a regularidade do condomínio perante os órgãos competentes.

Documentação de Fornecedores

Os contratos e documentos relacionados aos fornecedores do condomínio também devem ser mantidos atualizados pelo síndico. É importante garantir que os fornecedores estejam em conformidade com as exigências legais e que os contratos estejam em vigor.